COE (Certificate of Eligibility) là một trong những giấy tờ quan trọng và bắt buộc trong quá trình xin visa du học Nhật Bản. Đây là giấy chứng nhận giúp các bạn sinh viên quốc tế có thể nhập cảnh vào Nhật Bản để học tập. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ COE là gì, cũng như sự khác biệt giữa COE và visa. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về COE, cách kiểm tra tình trạng COE và những việc cần làm nếu gặp phải tình trạng trượt COE.
Thông tin về COE (Certificate of Eligibility)
COE là gì?
COE (Certificate of Eligibility) là một loại giấy chứng nhận được cấp bởi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản, chứng minh rằng một cá nhân đủ điều kiện để nhập cảnh và học tập tại Nhật Bản. Đây là giấy tờ quan trọng và là bước đầu tiên trong quá trình xin visa du học Nhật Bản. Để có được COE, người xin visa cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin và giấy tờ cần thiết, chẳng hạn như hồ sơ học tập, tài chính, và thông tin về trường học tại Nhật.
COE có thời hạn sử dụng là 3 tháng kể từ ngày cấp. Sau thời gian này, nếu bạn chưa xin visa, COE sẽ hết hiệu lực và bạn sẽ phải xin cấp lại COE mới. Do đó, nếu bạn nhận được COE, cần nhanh chóng tiến hành xin visa trước khi hết hạn của COE.
COE và VISA khác nhau như thế nào?
COE và visa du học Nhật Bản là hai thủ tục khác nhau nhưng liên quan mật thiết với nhau trong quy trình nhập cảnh vào Nhật Bản. COE là giấy chứng nhận do chính phủ Nhật Bản cấp để chứng minh rằng bạn đủ điều kiện để học tập tại đất nước này. COE không phải là giấy phép nhập cảnh, mà chỉ là chứng nhận để bạn có thể tiến hành xin visa.
Visa du học Nhật Bản, ngược lại, là giấy phép do lãnh sự quán Nhật Bản cấp, cho phép bạn nhập cảnh và sinh sống tại Nhật Bản trong thời gian học tập. Để có được visa, bạn phải có COE. Nói cách khác, COE là bước quan trọng đầu tiên để bạn có thể xin visa du học Nhật Bản. Bạn không thể xin visa nếu chưa có COE.
COE Nhật Bản có phải là visa du học không?
COE (Certificate of Eligibility) Nhật Bản không phải là visa du học. Mặc dù COE là một giấy chứng nhận quan trọng trong quy trình xin visa du học Nhật Bản, nhưng nó chỉ là bước chuẩn bị trước khi bạn có thể xin visa. COE là chứng nhận cho thấy bạn đủ điều kiện để học tập tại Nhật Bản và được cấp bởi Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản. Tuy nhiên, để có thể nhập cảnh và học tại Nhật, bạn vẫn cần phải xin visa du học từ lãnh sự quán Nhật Bản. COE giúp bạn tiến hành xin visa, nhưng không thay thế cho visa du học.
Tóm lại, COE là điều kiện cần thiết nhưng chưa đủ để bạn có thể du học tại Nhật Bản. Visa du học mới là giấy phép cho phép bạn nhập cảnh và sinh sống tại Nhật trong suốt thời gian học tập.
Các lý do trượt COE
Việc trượt COE có thể xảy ra vì nhiều lý do khác nhau. Dưới đây là một số lý do phổ biến khiến đơn xin COE bị từ chối:
Dưới đây là bảng lỗi trượt COE của các cục Tokyo và Osaka:
Bảng lỗi trượt COE của cục Toyo
| STT | KÝ HIỆU | LÝ DO TRƯỢT COE |
| 1 | Sau khi kiểm tra lý lịch xuất cảnh, tình trạng cư trú của người nộp đơn và thấy không có sự tin tưởng | |
| A | Có tiền sử đã từng xuất cảnh | |
| B | Có tiền sử bị trục xuất | |
| C | Tình hình tạm trú, học tập trước đây không tốt | |
| D | Không khai báo tiền sử xuất cảnh trước đây | |
| 2 | Qua xem xét lý lịch của người nộp đơn và thấy không đáng tin cậy | |
| A | Không có bằng chứng hay giải trình về lý do không được cấp COE trước đây | |
| B | Không chấp nhận các bằng chứng hay giải trình về lý do không được cấp COE trước đây | |
| C | Không chấp nhận hồ sơ liên quan đến người nộp đơn không đầy đủ | |
| 3 | Sau khi xem xét quá trình học tập nhận thấy người nộp đơn không có năng lực, ý chí học tập | |
| A | Không có tính hợp lý trong lý do du học và quá trình học tập | |
| B | Không có đầy đủ bằng chứng về ý chí, năng lực học tập | |
| C | Không tin tưởng vào việc học tiếng Nhật | |
| D | Không có đầy đủ bằng chứng về năng lực học tiếng Nhật | |
| 4 | Nhận thấy không có sự tin tưởng trong hồ sơ nộp. Không có tính toàn vẹn trong nội dung đã ghi ở hồ sơ nộp. | |
| A | Bằng tốt nghiệp | |
| B | Chứng nhận học tiếng Nhật | |
| C | Bản công chứng | |
| D | Sơ yếu lý lịch | |
| E | Chứng minh số dư ngân hàng | |
| F | Chứng minh việc làm, chứng minh thu nhập | |
| G | Học bạ | |
| H | Chứng nhận sinh viên | |
| I | Giấy khai sinh | |
| J | Sổ hộ khẩu | |
| K | Sổ ngân hàng, sao kê tiền gửi, tiền rút | |
| L | Giấy tờ khác… | |
| 5 | Nộp thiếu hồ sơ | |
| Do nộp thiếu hồ sơ yêu cầu nên nhận thấy không có bằng chứng đầy đủ về lý lịch của người nộp đơn và năng lực chi trả chi phí của người bảo lãnh | ||
| 6 | Liên quan đến người bảo lãnh | |
| A | Không tin tưởng việc có thể chi trả chi phí khi học tập và sinh học tại trường Nhật | |
| B | Không có đủ bằng chứng chứng minh có thể chi trả chi phí ổn định, liên tục trong quá trình học | |
| C | Vì hồ sơ liên quan đến người bảo lãnh không đầy đủ nên độ tin cậy về nội dung liên quan đến cam kết chi trả chi phí cũng không đáng tin cậy | |
| D | Không có lý do chính đáng về việc hoàn trả chi phí của người nộp đơn cho người bảo lãnh | |
| 7 | Lý do khác | |
Bảng lỗi trượt COE của cục Osaka
| STT | KÝ HIỆU | LÝ DO TRƯỢT COE |
| 1 | Các hoạt động liên quan đến việc đăng ký du học không được chấp thuận thuộc phạm vi kiểm soát của Cục xuất nhập cảnh và theo điều 1 của Đạo luật cư trú của người tị nạn và người nước ngoài | |
| A | Vì hồ sơ đã gửi trước đây không có sự tin cậy, năng lực học tập và mong muốn học tập chưa được xác nhận. | |
| B | Từ năng lực tiếng Nhật của người nộp hồ sơ đăng ký, việc có ý định học lên, hay mong muốn học tập tại Nhật Bản sẽ không được chấp thuận | |
| C | Từ lịch sử xuất nhập cảnh và lịch sử học tập cũng như làm việc, thì việc học tập tại các trung tâm đào tạo tiếng Nhật không phải là mục đích chính thì việc học sẽ không được chấp thuận. | |
| D | Nhìn vào giấy tờ ( ), những người có mục đích sang Nhật không tương thích với việc du học dài hạn thì hồ sơ sẽ không được chấp thuận. | |
| E | Những giấy tờ khác (vì không đưa ra được lý do trượt lần trước, nên mong muốn học tập sẽ không được chấp thuận). | |
| 2 | Các hoạt động đăng ký tư cách lưu trú của du học sinh liên quan đến cục xuất nhập cảnh và chứng nhận người tị nạn điều 7, khoản 1, mục 2 phù hợp tiêu chuẩn số 2 theo quy định của pháp lệnh bộ trưởng thì việc đăng ký sẽ không được chấp thuận. | |
| A | Từ hồ sơ của người bảo lãnh thì khả năng bảo lãnh không đáng tin cậy, nên việc chi trả chi phí cho người đăng ký đi du học sẽ không được chấp thuận. | |
| B | Nhìn vào giấy tờ ( ), người đăng ký bảo lãnh sẽ không được chấp thuận để chi trả chi phí cho người đăng ký du học. | |
| C | Những giấy tờ khác (vì không đưa ra được lý do trượt lần trước, nên mong muốn học tập sẽ không được chấp thuận) | |
| 3 | Liên quan đến việc giả đối trong hoạt động đăng ký sẽ không được chấp nhận. Những hồ sơ có dấu hiệu giả mạo hồ sơ sẽ không được chấp thuận. | |
| A | Nội dung hồ sơ đăng ký của những người đã từng đến và lưu trú tại Nhật không có sự tin cậy. | |
| B | Nội dung của các đơn đăng ký ( ) được cho là có sự mâu thuẫn, không đáng tin cậy thì việc đăng ký tư cách lưu trú cũng sẽ không được chấp thuận. | |
| C | Các giấy tờ khác ( ) | |
| 4 | Nếu hồ sơ có sự phù hợp với quy định Các hoạt động đăng ký tư cách lưu trú du học sinh của cục xuất nhập cảnh và quản lý tị nạn điều 7 khoản 1 mục 1 thì hồ sơ sẽ không được chấp nhận. | |
| 5 | Nếu hồ sơ có sự phù hợp với quy định Các hoạt động đăng ký tư cách lưu trú du học sinh của cục xuất nhập cảnh và quản lý tị nạn điều 7 khoản 1 mục 3 thì hồ sơ sẽ không được chấp nhận. | |
| 6 | Nếu hồ sơ có sự phù hợp với quy định Các hoạt động đăng ký tư cách lưu trú du học sinh của cục xuất nhập cảnh và quản lý tị nạn điều 7 khoản 1 mục 3 thì hồ sơ sẽ không được chấp nhận. (Đối với những người nước ngoài muốn đến Nhật Bản mà có sự tương thích trong lý do từ chối cấp lưu trú tại Nhật được quy định trong Cục xuất nhập cảnh và điều 5 khoản 1 của Đạo luật cư trú người tị nạn và người nước ngoài) | |
Cách kiểm tra COE Nhật Bản? Nếu rớt COE phải làm sao?
Cách xem tình trạng lỗi COE
Để kiểm tra tình trạng COE, bạn có thể truy cập vào hệ thống của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản hoặc liên hệ trực tiếp với trường học mà bạn đã đăng ký. Trường học sẽ thông báo cho bạn về tình trạng hồ sơ COE của bạn, bao gồm việc COE đã được phê duyệt hay chưa. Nếu có vấn đề trong quá trình xét duyệt, bạn sẽ nhận được thông báo về lý do COE bị từ chối hoặc cần bổ sung giấy tờ.
Thông thường, trường học hoặc đại lý tư vấn du học cũng sẽ cung cấp thông tin về tình trạng COE cho bạn qua email hoặc thông qua các kênh liên lạc khác. Đảm bảo bạn luôn theo dõi các thông báo từ trường hoặc cơ quan cấp COE để nắm rõ tình trạng của mình.
Những việc cần làm khi rớt COE
Nếu bạn bị rớt COE, đừng vội lo lắng, vì vẫn có các giải pháp để khắc phục tình trạng này. Dưới đây là những việc bạn cần làm khi gặp phải tình huống này:
Kiểm tra lý do trượt COE
Bạn cần tìm hiểu kỹ lý do COE bị từ chối, thường sẽ được trường hoặc cơ quan cấp COE thông báo rõ ràng. Các lý do phổ biến có thể là thiếu giấy tờ, không đủ điều kiện tài chính, hoặc hồ sơ không đầy đủ. Bạn cần xác định chính xác vấn đề để sửa chữa.
Sửa chữa hồ sơ
Sau khi biết lý do trượt COE, bạn cần sửa chữa hoặc bổ sung các giấy tờ cần thiết. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp thêm tài liệu tài chính, cung cấp các chứng nhận học tập chính thức, hoặc đảm bảo rằng thông tin trong hồ sơ là chính xác và đầy đủ.
Nộp lại hồ sơ xin COE
Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh, bạn có thể nộp lại đơn xin COE. Lưu ý rằng quy trình xét duyệt có thể mất thời gian, nên bạn cần kiên nhẫn và chuẩn bị các giấy tờ kịp thời.
Nhờ tư vấn từ trung tâm hoặc trường học
Nếu bạn không chắc chắn về lý do bị từ chối hoặc cách khắc phục, bạn có thể liên hệ với trường học hoặc trung tâm tư vấn du học như TiimEdu để được hỗ trợ thêm. Họ sẽ giúp bạn điều chỉnh hồ sơ và hướng dẫn bạn cách thức nộp lại đơn xin COE.
Mặc dù bị rớt COE có thể là một thử thách, nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và làm đúng các bước, bạn hoàn toàn có thể khắc phục và xin lại COE thành công.
Mặc dù việc xin COE có thể gặp phải một số khó khăn, nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm vững các quy trình, bạn sẽ dễ dàng vượt qua được những trở ngại này. Trong trường hợp trượt COE, đừng quá lo lắng, vì bạn có thể sửa chữa hồ sơ và nộp lại. Hãy luôn đảm bảo các giấy tờ hợp lệ và đầy đủ để tăng cơ hội nhận COE và hoàn tất thủ tục du học Nhật Bản nhé!
